1. Trò chuyện và ưu tiên nó
Dù có vẻ đơn giản, nhưng bước đầu tiên để tạo ra sự an toàn tâm lý là trò chuyện về nó. Bằng cách công khai ưu tiên sự an toàn tâm lý với tư cách là một người lãnh đạo, bạn có thể định nghĩa và xóa bỏ những hiểu lầm về nó.
Amy Edmondson chia sẻ trên Harvard Business Review: “Nhiều người nghĩ rằng an toàn tâm lý là cảm thấy thoải mái mọi lúc, và bạn không thể nói bất cứ điều gì khiến người khác khó chịu vì như vậy là vi phạm sự an toàn tâm lý. Nhưng bất cứ điều gì khó đạt được đều đòi hỏi chúng ta phải trải qua sự khó chịu trên chặng đường đó”.
2. Vượt qua “Quản lý hình ảnh cá nhân”
Sự an toàn tâm lý phát triển mạnh khi mọi người cảm thấy tự do nói lên ý kiến và mắc sai lầm mà không sợ hãi. Tuy nhiên, việc nuôi dưỡng một môi trường như vậy đòi hỏi sự chấp nhận rủi ro. Điều này có thể đặc biệt khó khăn đối với các nhà quản lý, vì nó thường xung đột với hành vi “quản lý hình ảnh cá nhân” (impression management) của các thành viên trong nhóm.
Quản lý hình ảnh cá nhân đề cập đến cách một người điều chỉnh rủi ro trong giao tiếp bằng cách định hình cách người khác nhìn nhận về mình, thường là để tránh tỏ ra thiếu năng lực, thiếu thông tin hoặc tiêu cực.
Edmondson nói trong cuốn Dynamic Teaming: “Đối với một nhân viên, việc quản lý rủi ro cá nhân bằng cách im lặng là một giải pháp dễ dàng và hoạt động cực kỳ hiệu quả như một cách tự bảo vệ. Nhưng đó là một giải pháp tồi tệ cho tổ chức”.
Để giúp giảm thiểu ảnh hưởng của việc quản lý hình ảnh cá nhân, Edmondson khuyên nên nhấn mạnh những điểm sau:
- Mục tiêu là vì cả nhóm, không phải cá nhân.
- Vượt qua các chuẩn mực văn hóa hiện có có thể là một thách thức.
- Nó không ngăn cản sai lầm, nhưng nó cho phép bạn và nhóm học hỏi từ những sai lầm đó.
- Nó không có nghĩa là mọi người đều đồng ý; nó khuyến khích các thành viên trong nhóm chấp nhận sự bất đồng để tìm ra giải pháp tốt nhất.
- Không phải mọi ý tưởng đều được thực hiện, nhưng tất cả các ý tưởng đều được xem xét.
Thay đổi văn hóa nơi làm việc đòi hỏi sự đồng thuận của cả nhóm để thành công. Chấp nhận những quan điểm này có thể xua tan nỗi sợ hãi trong giao tiếp và thúc đẩy các mục tiêu chiến lược.
3. Áp dụng Thang đo An toàn Tâm lý
Trước khi thực hiện thay đổi, hãy đánh giá hiệu suất an toàn tâm lý của tổ chức bạn.
Một công cụ bạn có thể sử dụng là thang đo an toàn tâm lý. Được tạo ra bởi Edmondson, đây là một loạt các câu hỏi mà nhân viên sẽ trả lời về mức độ đồng ý của họ.
Ví dụ, với câu “Tôi cảm thấy thoải mái khi nhờ các thành viên khác trong nhóm giúp đỡ”, nhân viên sẽ chọn câu trả lời trên thang đo từ “hoàn toàn không đồng ý” đến “hoàn toàn đồng ý”.
Khi tất cả nhân viên đã hoàn thành thang đo, bạn có thể tính điểm trung bình cho mỗi câu hỏi để xác định những lĩnh vực mà nhóm của bạn mạnh nhất và những lĩnh vực cần cải thiện. Thang đo này cũng giúp bạn xác định vị trí ban đầu của tổ chức trên thang điểm từ 1 đến 10, từ đó giúp bạn theo dõi tiến độ hướng tới mục tiêu kinh doanh.
4. Thúc đẩy các cuộc trò chuyện với “Đối thoại Jazz”
Một phần quan trọng của việc nuôi dưỡng sự an toàn tâm lý là chủ động tìm kiếm ý kiến đóng góp của nhân viên. Cho đến khi nó trở thành một phần ăn sâu vào văn hóa nhóm, nhân viên có thể ngần ngại đưa ra phản hồi trừ khi được yêu cầu rõ ràng.
Để thúc đẩy sự thể hiện cởi mở, lắng nghe tích cực và tư duy hợp tác, Edmondson đã giới thiệu một quy trình gọi là Đối thoại Jazz trong cuốn Dynamic Teaming, dựa trên công trình của cố vấn chiến lược Per Hugander và ngân hàng lớn của Thụy Điển SEB. Trong các cuộc đối thoại jazz, những người tham gia được khuyến khích nói lên ý kiến, chia sẻ ý tưởng và tích cực tham gia vào những đóng góp của nhau. Các quy tắc rất đơn giản:
- Lắng nghe nhiều hơn, nói ít hơn.
- Phát triển dựa trên những đóng góp của người khác.
- Phản hồi dựa trên những ý tưởng mới đang được hình thành, không phải những ý tưởng đã được lên kế hoạch từ trước.
Cấu trúc có chủ ý này tạo ra các điều kiện cho một cuộc đối thoại có ý nghĩa và sự đồng sáng tạo, nơi mỗi tiếng nói đều được trân trọng và những hiểu biết mới xuất hiện thông qua sự tham gia tập thể.
5. Liên tục đánh giá lại và điều chỉnh
Cuối cùng, hãy nhớ rằng một môi trường làm việc có sự an toàn tâm lý đòi hỏi sự đánh giá lại liên tục.
Cuốn Dynamic Teaming ví sự an toàn tâm lý của một tổ chức giống như sức mạnh cơ bắp trong cơ thể. Giống như bạn phải tập luyện để duy trì sức mạnh theo thời gian, bạn cũng cần nỗ lực để giữ cho tổ chức của mình an toàn về mặt tâm lý.
Nếu bạn sử dụng thang đo an toàn tâm lý, hãy xem xét lại nó định kỳ để theo dõi xem nỗ lực của bạn có mang lại văn hóa mong muốn hay không. Bạn cũng có thể thường xuyên tìm kiếm phản hồi mang tính xây dựng từ nhân viên theo hình thức 1-1 về cảm nhận của họ đối với văn hóa nhóm và điều chỉnh cho phù hợp.
KHAI PHÁ TIỀM NĂNG CỦA ĐỘI NHÓM CỦA BẠN
Tạo ra một nơi làm việc an toàn về mặt tâm lý cần thời gian, nỗ lực và sự dũng cảm – điều này có thể khiến một số nhà lãnh đạo e ngại.
Nếu bạn đủ dũng cảm, bạn có thể khai phá toàn bộ tiềm năng của đội nhóm bằng cách nuôi dưỡng một văn hóa nơi làm việc đề cao giao tiếp cởi mở, chia sẻ ý tưởng, thảo luận hỗ trợ và cùng nhau học hỏi từ những sai lầm.
Nguồn: https://online.hbs.edu/blog/post/psychological-safety-in-the-workplace
